緊急と重要、2軸での分類を見える化する
二十四節気の大雪の時期を過ぎました。平野部にも降雪があるから大雪と呼ばれるそうですが、それはまだ先といえそうです。
さて、前回はコヴィー博士の『7つの習慣』で有名になったアイゼンハワー・マトリクスについて取り上げました。今回はその考え方を現場で生かすためのアイデアをご案内したいと思います。
そのアイデアとは、それぞれの領域ごとに色分けをするというものです。
たとえば、第1領域の「緊急かつ重要、すぐに着手する」は赤色、第2領域の「重要だが緊急ではない、いつやるか決める」は黄色、第3領域の「緊急だが重要ではない、誰かに頼む」は緑色、第4領域の「緊急でも重要でもない、先延ばしや中止」は灰色といった具合です。賢明な方でしたら、第4領域は意識的に候補から外しておられ、おそらくほとんどの項目が第1領域から第3領域に入ると思われます。
アイゼンハワー マトリクスの第1領域だけに注目するのではなく、自分が長期的に考えてどうしたいのかを考え、戦略的な意思決定を行う必要があります。そのためにも、リーダーが最も重要視したいのは第2領域である黄色です。また、得てしてリーダーはこの黄色の部分が得てして膨大な量になっているものです。その時に、責任感の大きさから無理を承知で全て取り組んでいくような計画を立てるよりも、個人としての目標を再設定したり、チームの事業計画を見直したりするなかで、長期的な達成に向けて予定を組む必要があります。
この第2領域への取り組みは大変重要です。目的地へ到達できる道と到達できない道とを日々判断することは容易ではありません。しかしその分別をつけないと、無駄なことや方向違いのことに労力を費やすことになってしまい、本当に望むことを完遂することはできません。
緊急事態が唐突に発生した場合は、優先順位ももちろん変わりますが、日々習慣として考えたいことは「重要だけれども緊急ではないタスクには、いつ取りかかるのか?」「重要なタスクが突然緊急状態になっても慌てないように、いつ時間を取りますか?」ということです。
何度も申し上げますが、リストにあるタスクの優先度を決められるのは私たち自身です。毎日または毎週 ToDo リストを作り、それが単なる羅列ではなく体系的に整理することができるならば、自分自身こそが自分の時間の管理人であるということを誇りを持って実感できるはずです。
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